روی صفحه، موجودی یک قلم کافی به نظر می‌رسد، اما در قفسه فقط یک بسته مانده است. پیش از اینکه دنبال گزارش پیچیده‌تری بگردید، باید ببینید خرید و مصرف با یک نام و واحد ثبت شده‌اند یا نه. بهترین نرم‌افزار انبارداری کلینیک هم با ورودی نامنظم، تصویر دقیقی از موجودی نمی‌دهد.
برای انتخاب برنامه انبار کلینیک، یک قلم پرمصرف را از خرید تا مصرف و سفارش دوباره دنبال کنید. این راهنما معیارهای همین آزمون را توضیح می‌دهد و یک روش ساده برای تعیین نقطه سفارش پیشنهاد می‌کند.
اول نام و واحد کالا را بررسی کنید
«دستکش» ممکن است چند اندازه و نوع مختلف باشد. برنامه باید به شما اجازه دهد اقلام را طوری مشخص کنید که همکاران همان کالا را دوباره پیدا کنند. ثبت یک قلم با نام‌های متفاوت، گردش خرید و مصرفش را پراکنده می‌کند.
واحد را هم روشن انتخاب کنید: عدد، جفت یا بسته؟ اگر خرید به بسته و مصرف به عدد ثبت می‌شود، روش تبدیل باید دقیق و مشخص باشد. فرض نکنید همه بسته‌ها تعداد یکسانی دارند یا برنامه هر تبدیل را خودکار انجام می‌دهد.
خرید و موجودی باید قابل تطبیق باشند
در دمو یک کالای آزمایشی با موجودی اولیه مشخص بسازید و بعد خرید کوچکی برایش ثبت کنید. حالا عدد موجودی و سابقه گردش را ببینید. اگر ثبت فاکتور، موجودی را افزایش داده، همان خرید نباید دوباره به‌صورت ورود دستی ثبت شود.
در هوش‌طب‌یار، ارتباط خرید و انبار را می‌توانید در مسیر امور مالی بررسی کنید. راهنمای حسابداری و انبارداری کلینیک درباره فاکتور، طرف حساب و گردش کالا توضیح می‌دهد. هنگام ارزیابی، نتیجه را با داده آزمایشی در نسخه مورد استفاده خود کنترل کنید.
کاردکس باید علت تغییر عدد را نشان دهد
دانستن اینکه ۱۲ بسته موجود است کافی نیست؛ باید بتوانید بفهمید این عدد از چه خرید، مصرف یا اصلاحی به دست آمده است. سابقه گردش کالا برای همین بررسی کاربرد دارد. یک مصرف آزمایشی ثبت کنید و ببینید تاریخ و توضیح آن چگونه دیده می‌شود.
اگر موجودی واقعی و برنامه اختلاف داشت، اول شمارش و گردش را بررسی کنید. اصلاح بی‌توضیح عدد، ممکن است نتیجه را موقتاً درست کند ولی علت اشتباه را پنهان می‌کند. مسیر اصلاح باید برای کاربر مجاز و قابل پیگیری باشد.
هشدار کمبود را با عدد مناسب تنظیم کنید
بهترین برنامه انبارداری برای مرکز شما باید وضعیت اقلامی را که نیاز به سفارش دارند روشن کند. با این حال، حد کمبود را باید متناسب با مصرف و زمان تأمین تعیین کنید. یک حد ثابت برای همه اقلام، معمولاً سؤال «چه وقت خرید کنیم؟» را دقیق پاسخ نمی‌دهد.
نقطه سفارش پیشنهادی = مصرف روزانه معمول × زمان تأمین به روز + ذخیره احتیاطی
اگر معمولاً روزی ۲ بسته مصرف می‌کنید، تحویل خرید ۳ روز زمان می‌برد و ۴ بسته ذخیره احتیاطی در نظر گرفته‌اید، نقطه سفارش اولیه ۱۰ بسته است. این مثال آموزشی است؛ عدد مناسب را با مصرف واقعی و شرایط همان قلم اصلاح کنید.
نقطه سفارش، مقدار خرید را تعیین نمی‌کند. حجم سفارش به فاصله تا خرید بعد، فضای نگهداری و بسته‌بندی فروشنده هم بستگی دارد. امکانات برنامه را با روال تصمیم‌گیری مسئول انبار هماهنگ کنید.
نیازهای تخصصی را جداگانه بپرسید
اگر ثبت سری ساخت، تاریخ انقضا یا کنترل چند انبار برای شما ضروری است، درباره هرکدام صریح سؤال کنید و نمونه اجرایی بخواهید. داشتن «انبارداری» در فهرست امکانات، به معنی پشتیبانی از تمام این موارد نیست.
برای شرایط نگهداری و استفاده، برچسب و دستورالعمل محصول و روال مرکز ملاک است. این مقاله وجود مدیریت سری ساخت یا انقضا در همه نسخه‌های هوش‌طب‌یار را اعلام نمی‌کند. هر قابلیت تخصصی را پیش از خرید بررسی کنید.
مسئول ثبت و مسئول پیگیری مشخص باشند
وقتی چند نفر خرید، تحویل و مصرف را انجام می‌دهند، معلوم کنید هر مرحله را چه کسی ثبت می‌کند. یک ورود کالا نباید هم توسط تحویل‌گیرنده و هم مسئول مالی دوباره ثبت شود. سفارش‌هایی که هنوز نرسیده‌اند هم باید مسئول پیگیری داشته باشند.
الگوی تحویل کار در مقاله انتخاب بهترین برنامه پذیرش برای کار تیمی برای این هماهنگی مفید است. مرور اقلام ضروری را نیز در چک‌لیست روزانه کلینیک قرار دهید.
آزمون پیشنهادی برای دمو
- یک قلم با موجودی اولیه ۱۰ واحد تعریف کنید.
- خرید ۵ واحدی ثبت کنید و موجودی ۱۵ واحدی را بررسی کنید.
- مصرف ۳ واحدی ثبت کنید و موجودی ۱۲ واحدی را ببینید.
- خرید و مصرف را در سابقه همان قلم پیدا کنید.
- حد کمبود را آزمایشی تنظیم کنید و نحوه نمایش هشدار را ببینید.
- سطح دسترسی کاربران و روش اصلاح اشتباه را بررسی کنید.
این اعداد فقط برای آزمون حساب آزمایشی‌اند. اگر به دنبال یک سامانه برای همه کارهای مطب هستید، این نتیجه را کنار پرونده، نوبت و امور مالی بگذارید و راهنمای بهترین نرم‌افزار مدیریت مطب را مرور کنید.
پرسش‌های متداول
یک فایل ساده برای انبار کافی نیست؟
برای اقلام و گردش محدود ممکن است پاسخ‌گو باشد. وقتی چند نفر ثبت می‌کنند یا خرید باید به امور مالی وصل شود، نیاز به پیگیری مشترک را در انتخاب لحاظ کنید.
چه کسی حد کمبود را تعیین کند؟
مسئول انبار با توجه به مصرف و زمان تأمین، حد اولیه را مشخص کند و آن را دوره‌ای با داده واقعی بازبینی کند.