پذیرش صبح ساعت مراجعه بیماری را تغییر داده، اما همکار عصر هنوز زمان قبلی را اعلام می‌کند. چنین موقعیتی نشان می‌دهد انتخاب برنامه پذیرش فقط به ظاهر تقویم مربوط نیست. تیم باید بتواند به یک وضعیت روشن از نوبت‌ها و کارهای باقی‌مانده دسترسی داشته باشد.
اگر به دنبال بهترین برنامه پذیرش کلینیک هستید، آن را با کار دو همکار در دو شیفت بسنجید. در این مقاله، معیارهایی را مرور می‌کنیم که در انتخاب یک برنامه مناسب کار تیمی کمک می‌کنند؛ نه ادعای برتری مطلق یک برند.
بهترین برنامه پذیرش باید چه مسئله‌ای را حل کند؟
پذیرش معمولاً میان تماس، مراجعه حضوری، جست‌وجوی پرونده و هماهنگی نوبت در رفت‌وآمد است. برنامه باید مسیر این کارها را روشن کند. اگر همکار برای فهمیدن وضعیت مجبور است هم‌زمان چند دفتر و گفت‌وگوی شخصی را بگردد، بخشی از کار هنوز بیرون از روال مشترک تیم مانده است.
فهرست روز را با وضعیت نوبت‌ها، تغییرهای اخیر و کارهایی که باید پیگیری شوند مرور کنید. لازم نیست همه این‌ها در یک صفحه شلوغ باشند، اما رسیدن به هرکدام باید برای کاربر معلوم باشد.
جست‌وجوی بیمار را در ساعت شلوغ تصور کنید
دو نام مشابه، شماره تماس جدید یا پرونده کودکی که با شماره والد ثبت شده، مثال‌های خوبی برای آزمون هستند. پذیرش باید بتواند اطلاعات را پیدا و با فرد مراجعه‌کننده تطبیق دهد. ساخت سریع بیمار جدید نباید اولین راه فرار از یک جست‌وجوی ناموفق باشد.
برای آزمون از پرونده ساختگی استفاده کنید. راهنمای جلوگیری از پرونده‌های تکراری چند موقعیت رایج و روش بررسی آن‌ها را توضیح می‌دهد. اگر برای یک مطب کم‌کاربر انتخاب می‌کنید، راهنمای بهترین نرم‌افزار مطب کوچک هم به اولویت‌بندی نیازها کمک می‌کند.
تغییر نوبت باید برای همکار بعدی روشن باشد
در دمو، یک نفر نوبتی را ثبت کند و نفر دیگر آخرین وضعیت آن را ببیند. بعد زمان را تغییر دهید و بررسی کنید اطلاعات چگونه به‌روز می‌شود. اگر برای دیدن تغییر باید صفحه تازه‌سازی شود یا شرایط خاصی وجود دارد، همان را به روال تیم اضافه کنید.
زمان پیشنهادی را از نوبت قطعی جدا نگه دارید. اگر بیمار هنوز پاسخ نداده، این موضوع باید معلوم باشد. برای جزئیات برنامه روز و پیگیری مراجعه، راهنمای نرم‌افزار نوبت‌دهی مطب را ببینید.
هر نفر با حساب و دسترسی خودش کار کند
امکان تعریف کاربران را صرفاً با تعداد نام‌ها نسنجید. بررسی کنید هر فرد به کدام بخش‌ها نیاز دارد و آیا می‌توان دسترسی او را متناسب با کارش تنظیم کرد. کسی که فقط نوبت هماهنگ می‌کند لزوماً به همه اطلاعات مالی یا یادداشت‌های درمانی نیاز ندارد.
تحویل میز پذیرش به معنی تحویل رمز نیست. خروج کاربر قبلی و ورود همکار بعد با حساب خودش را امتحان کنید. درباره محدودیت تعداد کاربران در پلن و روش مدیریت کارکنانی که دیگر با مرکز همکاری ندارند هم سؤال کنید.
یک الگوی ساده برای تحویل شیفت داشته باشید
هیچ برنامه‌ای به‌تنهایی توضیح مبهم «پیگیری شود» را به کار قابل انجام تبدیل نمی‌کند. برای هر مورد باز، موضوع، مسئول و موعد بنویسید. اگر ابزار پیگیری در نسخه شما برای این کار مناسب نیست، یک روش داخلی مورد تأیید مرکز تعیین کنید.
موضوع: هماهنگی ساعت مراجعه
وضعیت: زمان پیشنهادی اعلام شده؛ پاسخ دریافت نشده است.
قدم بعدی: تماس و ثبت نتیجه در برنامه نوبت‌ها
مسئول: پذیرش عصر
موعد: امروز، پیش از پایان ساعت پاسخ‌گویی
شناسه پرونده را فقط در محیط داخلی مجاز اضافه کنید. برای تحویل شیفت، اطلاعات لازم همان کار را منتقل کنید و جزئیات درمانی را وارد یادداشت عمومی نکنید. این مرور را به چک‌لیست روزانه کلینیک متصل کنید.
کار روی چند دستگاه را عملاً بررسی کنید
سازگاری صفحه با موبایل با امکان استفاده هم‌زمان چند نفر فرق دارد. تعداد کاربران و دستگاه‌های مجاز، ذخیره تغییر و به‌روز شدن اطلاعات را در پلن موردنظر امتحان کنید. هنگام قطع ارتباط نیز تغییر روی یک دستگاه را فوری در دستگاه دیگر فرض نکنید.
در هوش‌طب‌یار، شرایط این قابلیت را در راهنمای استفاده هم‌زمان از موبایل و رایانه و تعرفه پلن بررسی کنید. نتیجه کار روی دستگاه‌های خودتان، معیار بهتری از یک تصویر تبلیغاتی است.
آزمون کوتاه پیش از انتخاب
- دو کاربر مجاز با نقش‌های موردنیاز مرکز تعریف کنید.
- با کاربر اول، بیمار و نوبت آزمایشی ثبت کنید.
- با کاربر دوم، اطلاعات به‌روز را بررسی کنید.
- زمان نوبت را تغییر دهید و نتیجه را کنترل کنید.
- یک کار باز را با مسئول و موعد تحویل دهید.
- بررسی کنید دسترسی‌ها متناسب با نقش‌ها هستند.
بهترین برنامه پذیرش برای تیم شما برنامه‌ای است که این مسیر را روشن و قابل یادگیری انجام دهد. برای بررسی دیگر بخش‌های مرکز، راهنمای انتخاب نرم‌افزار مدیریت کلینیک را هم بخوانید.
پرسش‌های متداول
برنامه پذیرش باید همه گزارش‌های مالی را نشان دهد؟
نیاز به نقش کاربر بستگی دارد. دسترسی محدود و متناسب با وظیفه، یکی از معیارهای ارزیابی است.
اگر همکار شیفت بعد فقط با موبایل کار کند چه کنیم؟
کارهای موردنیاز او را روی موبایل و در پلن انتخابی امتحان کنید؛ نمایش صفحه به‌تنهایی کافی نیست.