برای نوبت‌دهی آنلاین، لازم نیست هر مطب یک وب‌سایت مستقل راه‌اندازی کند. می‌توان صفحه انتخاب زمان را در سامانه مدیریت کلینیک قرار داد و نشانی اختصاصی آن را برای بیمار فرستاد. در این روش، پذیرش محدوده مراجعه را مشخص می‌کند و بیمار از میان زمان‌های آزاد همان کلینیک، نوبت بعدی خود را انتخاب می‌کند.
این مقاله روی رزرو مراجعه بعدی بیماران دارای پرونده تمرکز دارد. این مسیر با رزرو عمومی برای همه بازدیدکنندگان تفاوت دارد: لینک از پرونده یک بیمار ساخته می‌شود و نوبت هم به همان پرونده برمی‌گردد.
لینک اختصاصی نوبت بعدی چگونه کار می‌کند؟
پذیرش از داخل پرونده بیمار، یک تاریخ پیشنهادی و بازه مجاز تعیین می‌کند. برای نمونه، کلینیک می‌تواند یک روز را پیشنهاد دهد و انتخاب نهایی را در یک بازه چندروزه به بیمار بسپارد. لینک ساخته‌شده با پیامک یا پیام‌رسان قابل ارسال است. بیمار صفحه را باز می‌کند، خدمت و زمان آزاد را انتخاب می‌کند و با تأیید نهایی، نوبت ثبت می‌شود.
در قابلیت لینک نوبت بعدی هوش‌طب‌یار، بیمار برای این انتخاب نیاز به ساخت حساب ندارد. چون لینک از پرونده موجود صادر شده، رزرو به شناسه همان بیمار متصل می‌شود؛ پذیرش مجبور نیست صرفاً با تشابه نام یا شماره تماس، پرونده مناسب را پیدا کند.
راه‌اندازی نوبت‌دهی با لینک در هوش‌طب‌یار
- فعال‌سازی برای کلینیک: مدیر وارد «تنظیمات و دسترسی» می‌شود و بخش «نوبت بعدی با لینک» را فعال می‌کند.
- تعریف برنامه کاری: روزهای فعال، ساعت شروع و پایان، مدت نوبت و فاصله بین نوبت‌ها را تعیین می‌کند.
- انتخاب خدمات: مشخص می‌کند بیمار کدام خدمات را بتواند از این مسیر رزرو کند. هنگام ساخت لینک نیز می‌توان یک خدمت مشخص را تعیین کرد.
- ساخت لینک از پرونده: پذیرش در پرونده بیمار روی «لینک نوبت بعدی» می‌زند و تاریخ پیشنهادی و ابتدا و انتهای بازه را ثبت می‌کند.
- ارسال و پیگیری: لینک کپی یا در پنجره پیامک قرار می‌گیرد. پس از انتخاب بیمار، نوبت در فهرست همان کلینیک دیده می‌شود و کد پیگیری شش‌رقمی نمایش داده می‌شود.
ساخت لینک به معنی ارسال خودکار پیامک نیست؛ ارسال از پنل پیامک با اقدام کاربر و تنظیمات پیامکی کلینیک انجام می‌شود. راه‌اندازی این بخش نیز مستلزم نصب نسخه دارای این قابلیت و فعال بودن امکان نوبت‌دهی در حساب کلینیک است.
چه تنظیماتی برای جلوگیری از تداخل نوبت‌ها مهم است؟
مدت نوبت و گام نمایش ساعت‌ها دو مفهوم جدا هستند. اگر مدت نوبت ۲۰ دقیقه و گام نمایش ۱۰ دقیقه باشد، صفحه می‌تواند زمان‌های شروع را هر ۱۰ دقیقه نشان دهد؛ اما هر زمان فقط در صورتی قابل انتخاب است که کل مدت نوبت و فاصله موردنیاز آزاد باشد.
فاصله بین نوبت‌ها برای آماده‌سازی فضای کار یا جابه‌جایی بیمار در نظر گرفته می‌شود. حداقل فاصله تا مراجعه هم مانع انتخاب نوبتی می‌شود که فرصت کافی برای هماهنگی آن باقی نمانده است. سقف روزانه، تعداد قابل پذیرش در هر روز را محدود می‌کند و بازه لینک، روزهایی را که بیمار اجازه انتخاب دارد مشخص می‌کند.
در هوش‌طب‌یار، نوبت‌های ثبت‌شده داخل برنامه در بررسی زمان‌های خالی لحاظ می‌شوند. هنگام تأیید رزرو نیز آزاد بودن زمان دوباره روی سرور بررسی می‌شود. این بررسی نهایی برای حالتی لازم است که دو نفر تقریباً هم‌زمان یک ساعت را انتخاب کنند؛ نمایش ساعت آزاد در صفحه، به‌تنهایی تأیید رزرو نیست.
در نسخه فعلی این قابلیت، ظرفیت مربوط به کل کلینیک است و تقویم مستقل برای هر پزشک یا اتاق تعریف نشده است. اگر چند پزشک هم‌زمان بیمار می‌پذیرند، این محدودیت را در تنظیم برنامه کاری در نظر بگیرید. برای شناخت معیارهای عمومی نوبت‌دهی، راهنمای نرم‌افزار نوبت‌دهی مطب را هم بخوانید.
مثال: بیمار چگونه مراجعه بعدی خود را ثبت می‌کند؟
فرض کنید زمان مراجعه بعدی بیمار از سوی پزشک مشخص شده و پذیرش اجازه دارد در یک بازه چندروزه برای او نوبت تنظیم کند. پذیرش همان بازه را در لینک ثبت می‌کند. بیمار با بازکردن لینک، روز پیشنهادی را می‌بیند و می‌تواند در محدوده تعیین‌شده، روز و ساعت مناسب خود را انتخاب کند.
بعد از تأیید، نوبت به پرونده موجود اضافه می‌شود. اگر بیمار دوباره همان لینک را باز کند، نتیجه رزرو قبلی را می‌بیند. هر لینک فقط یک نوبت ثبت می‌کند و تلاش مجدد برای ثبت، کد پیگیری تازه‌ای برای همان رزرو نمی‌سازد. بنابراین پذیرش و بیمار می‌توانند درباره یک نوبت مشخص صحبت کنند.
تاریخ مناسب مراجعه و نوع خدمت باید توسط کلینیک تعیین شود؛ صفحه انتخاب زمان صرفاً ابزار هماهنگی نوبت است.
محرمانگی لینک و مدیریت تغییر برنامه
لینک مخصوص یک بیمار است و باید برای همان شخص ارسال شود. صفحه عمومی انتخاب زمان، اطلاعات پرونده پزشکی، شماره تماس یا مشخصات سایر بیماران را نشان نمی‌دهد. با این حال، چون دارنده لینک می‌تواند از آن برای انتخاب نوبت استفاده کند، بهتر است آن را در گروه‌ها یا صفحات عمومی منتشر نکنید.
اگر لینک اشتباه ارسال شد یا دیگر کاربرد نداشت، پذیرش می‌تواند لینک رزرو‌نشده را لغو کند. برای لغو نوبتی که قبلاً ثبت شده، باید خود نوبت در برنامه لغو شود. لینک استفاده‌شده پس از حذف یا لغو نوبت، برای رزرو مجدد باز نمی‌شود؛ در صورت نیاز، لینک تازه‌ای از پرونده صادر کنید.
چک‌لیست پیش از ارسال اولین لینک
- نام و شماره تماس بیمار را با پرونده تطبیق دهید.
- روزهای کاری و زمان‌های استراحت کلینیک را در تنظیم ساعات لحاظ کنید.
- تاریخ پیشنهادی را داخل بازه مجاز قرار دهید.
- خدمات قابل انتخاب و مدت نوبت را بررسی کنید.
- یک لینک آزمایشی را روی موبایل باز کنید و مسیر انتخاب زمان را ببینید.
- پس از رزرو آزمایشی، وجود نوبت در پرونده همان بیمار را کنترل کنید.
- به پذیرش توضیح دهید که ساخت لینک، ارسال پیامک و ثبت نهایی نوبت سه مرحله جدا هستند.
پرسش‌های متداول
آیا کلینیک باید دامنه یا سایت جداگانه بخرد؟
برای این قابلیت نیازی به سایت جداگانه کلینیک نیست. صفحه انتخاب زمان روی نشانی برنامه هوش‌طب‌یار قرار می‌گیرد و لینک اختصاصی از داخل پرونده ساخته می‌شود.
آیا بیمار جدید هم می‌تواند از این لینک استفاده کند؟
این مسیر برای بیماری است که پرونده او در کلینیک وجود دارد. ابتدا پرونده بیمار ثبت و با سرور هماهنگ می‌شود؛ سپس لینک اختصاصی برای همان پرونده ساخته می‌شود.
آیا انتخاب نوبت بدون اینترنت انجام می‌شود؟
بیمار برای دیدن زمان‌های آزاد و ثبت نهایی نوبت باید به اینترنت متصل باشد. مدیریت لینک‌ها در پنل کلینیک نیز به اتصال اینترنت نیاز دارد.
اگر ساعت انتخاب‌شده در همین فاصله پر شود چه اتفاقی می‌افتد؟
سرور هنگام ثبت، زمان را دوباره بررسی می‌کند. اگر دیگر آزاد نباشد، بیمار باید زمان دیگری انتخاب کند.
این روش برای مطب پزشکی مناسب است یا دندانپزشکی؟
هر دو نوع مرکز می‌توانند برای هماهنگی مراجعه بعدی از لینک استفاده کنند؛ برنامه زمانی و خدمت قابل انتخاب باید با روال همان مرکز تنظیم شود. جزئیات امکانات را در صفحات نرم‌افزار مطب پزشکی و نرم‌افزار مدیریت دندانپزشکی ببینید.
مسیر نوبت بعدی را در کلینیک خودتان بررسی کنید
برای بررسی امکانات متناسب با مرکز خود، نسخه پزشکی یا دندانپزشکی هوش‌طب‌یار را ببینید. اگر درباره راه‌اندازی لینک نوبت بعدی سؤال دارید، از بخش پشتیبانی پیگیری کنید.